Hiện tượng email doanh nghiệp bị vào spam là nỗi ám ảnh của mọi bộ phận kinh doanh và marketing. Khi thư của bạn không thể tiếp cận được hộp thư chính, mọi nỗ lực giao tiếp với khách hàng đều trở nên vô nghĩa. Việc hiểu rõ tại sao email doanh nghiệp bị vào spam giúp bạn tìm ra giải pháp xử lý kịp thời, tránh việc bị các bộ lọc của Google hay Outlook đánh dấu xấu. Thông thường, email doanh nghiệp bị vào spam xuất phát từ các vấn đề kỹ thuật hoặc thói quen gửi thư không đúng cách của người dùng. Để duy trì luồng giao tiếp thông suốt, bạn cần kiểm soát chặt chẽ các chỉ số uy tín và cấu hình hệ thống ngay lập tức để tình trạng email doanh nghiệp bị vào spam không còn tiếp diễn làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Vì sao email doanh nghiệp bị vào spam

Có rất nhiều yếu tố khiến bộ lọc thư rác của nhà cung cấp dịch vụ chặn đứng email của bạn. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai hệ thống mail.

Lỗi cấu hình SPF DKIM

Một trong những nguyên nhân kỹ thuật hàng đầu gây ra tình trạng thư rác chính là lỗi cấu hình SPF DKIM. SPF (Sender Policy Framework) là bản ghi cho phép xác định những máy chủ nào được quyền gửi email thay mặt cho tên miền của bạn. Nếu bạn gặp lỗi cấu hình SPF DKIM, các máy chủ nhận sẽ nghi ngờ thư của bạn là giả mạo. Bên cạnh đó, DKIM cung cấp một chữ ký số để xác thực nội dung thư không bị thay đổi trong quá trình truyền tải. Khi xảy ra lỗi cấu hình SPF DKIM, hệ thống bảo mật của đối tác sẽ tự động đẩy thư vào thư mục rác vì không thể xác minh được nguồn gốc tin cậy của bức thư đó.

• SPF thiếu IP của máy chủ gửi mail hiện tại.
• Bản ghi DKIM không khớp với chữ ký số trong header email.
• Thiếu bản ghi DMARC để hướng dẫn máy chủ nhận xử lý thư lỗi xác thực.

Việc rà soát lỗi cấu hình SPF DKIM cần được thực hiện định kỳ, đặc biệt là khi bạn thay đổi nhà cung cấp dịch vụ mail server hoặc hosting. Nếu không khắc phục lỗi cấu hình SPF DKIM, tỷ lệ vào inbox sẽ giảm xuống mức cực thấp. Các công cụ kiểm tra bản ghi DNS trực tuyến có thể giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra lỗi cấu hình SPF DKIM để chỉnh sửa kịp thời. Hãy nhớ rằng, việc xác thực tên miền đúng chuẩn là bước đệm quan trọng nhất để email của bạn vượt qua các “trạm kiểm soát” bảo mật gắt gao của Gmail hay Office 365. thiết lập email hỗ trợ IMAP – POP3

Domain bị blacklist spam

Nếu bạn thường xuyên gửi thư quảng cáo với tần suất lớn, khả năng cao domain bị blacklist spam bởi các tổ chức chống thư rác quốc tế như Spamhaus hay Barracuda. Khi domain bị blacklist spam, bất kể nội dung thư của bạn có tốt đến đâu, máy chủ nhận cũng sẽ từ chối hoặc chuyển thẳng vào mục spam. Nguyên nhân khiến domain bị blacklist spam thường do địa chỉ IP của máy chủ gửi mail đã bị “vấy bẩn” bởi các tài khoản khác trên cùng hệ thống hoặc do chính doanh nghiệp gửi mail vi phạm các tiêu chuẩn cộng đồng. Một khi đã rơi vào danh sách đen, việc gỡ bỏ domain bị blacklist spam sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

• Gửi thư đến danh sách email mua ngoài hoặc chưa qua kiểm chứng.
• Tỷ lệ người dùng nhấn “Báo cáo spam” quá cao.
• Chứa các liên kết (link) đến các trang web độc hại hoặc bị cấm.

Để kiểm tra xem domain bị blacklist spam hay không, bạn có thể sử dụng các website như MXToolbox. Nếu kết quả cho thấy domain bị blacklist spam, bạn cần ngay lập tức ngưng các chiến dịch gửi mail hàng loạt và thực hiện quy trình kháng cáo với các tổ chức quản lý danh sách đen. Việc duy trì một địa chỉ IP “sạch” là yếu tố sống còn để đảm bảo thư đi đúng hướng. Đừng để tình trạng domain bị blacklist spam kéo dài, vì nó sẽ hủy hoại uy tín thương hiệu của bạn trên môi trường internet lâu dài.

Cách khắc phục email vào spam

Khắc phục sự cố này đòi hỏi sự kết hợp giữa kỹ thuật và thay đổi thói quen gửi thư. Khoảng 50% email doanh nghiệp bị vào spam có thể được xử lý ngay lập tức nếu bạn áp dụng đúng quy trình chuẩn hóa hệ thống. Tls mail server hoạt động ổn định hàng năm

Kiểm tra cấu hình mail server

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là tiến hành kiểm tra cấu hình mail server để đảm bảo mọi thông số đều đạt chuẩn quốc tế. Bạn cần rà soát lại các bản ghi DNS liên quan đến mail để chắc chắn không có sự sai lệch nào. Việc kiểm tra cấu hình mail server bao gồm việc xác minh lại dải IP gửi đi và kiểm tra tính ổn định của máy chủ. Nếu bạn sử dụng mail server riêng, hãy thực hiện kiểm tra cấu hình mail server về phần mềm quản lý thư, đảm bảo nó không bị lỗi bảo mật khiến kẻ xấu có thể lợi dụng để gửi mail rác từ chính tài khoản của nhân viên công ty.

• Xác thực bản ghi PTR (Reverse DNS) để ánh xạ IP ngược lại tên miền.
• Đảm bảo máy chủ gửi mail không nằm trong danh sách Open Relay.
• Cập nhật phiên bản mới nhất cho các phần mềm Mail Transfer Agent (MTA).

Trong quá trình kiểm tra cấu hình mail server, nếu phát hiện ra các lỗi về thời gian phản hồi hoặc lỗi kết nối TLS/SSL, bạn cần xử lý ngay để đảm bảo thư được mã hóa an toàn. Một hệ thống được cấu hình chuẩn chỉnh sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro bị hiểu lầm là thư rác. Sau khi kiểm tra cấu hình mail server, hãy thử gửi một email kiểm tra đến các công cụ như Mail-Tester để xem điểm uy tín của bức thư đạt bao nhiêu trên thang điểm 10. Đây là cách trực quan nhất để biết nỗ lực kiểm tra cấu hình mail server của bạn đã mang lại kết quả hay chưa.

Cải thiện uy tín domain gửi mail

Sau khi đã xử lý xong phần kỹ thuật, bạn cần tập trung vào việc cải thiện uy tín domain gửi mail (Domain Reputation). Đây là một quá trình dài hơi đòi hỏi sự kiên trì. Để cải thiện uy tín domain gửi mail, hãy bắt đầu bằng việc gửi thư với số lượng nhỏ và tăng dần theo thời gian (warm-up domain). Nội dung thư cần được cá nhân hóa cao, tránh sử dụng các từ khóa “nhạy cảm” dễ bị bộ lọc spam để mắt tới. Việc cải thiện uy tín domain gửi mail cũng phụ thuộc vào tương tác của người nhận; nếu họ mở thư và trả lời, điểm uy tín của bạn sẽ tăng lên rất nhanh.

• Luôn có nút “Hủy đăng ký” (Unsubscribe) rõ ràng trong mỗi email marketing.
• Tránh viết hoa toàn bộ tiêu đề hoặc dùng quá nhiều dấu chấm than.
• Lọc bỏ các địa chỉ email không còn tồn tại khỏi danh sách gửi định kỳ.

Một mẹo nhỏ để cải thiện uy tín domain gửi mail là khuyến khích khách hàng thêm địa chỉ email của bạn vào danh bạ (Whitelisting). Điều này phát đi một tín hiệu mạnh mẽ tới các nhà cung cấp dịch vụ rằng thư của bạn là hữu ích. Khi bạn thực hiện tốt việc cải thiện uy tín domain gửi mail, thư của bạn sẽ luôn được ưu tiên nằm trong hộp thư chính thay vì tab quảng cáo hay thư rác. Hãy coi việc cải thiện uy tín domain gửi mail là một phần của chiến lược xây dựng thương hiệu số bền vững, giúp tối ưu hóa mọi chuyển đổi từ kênh email marketing.

Quản lý Local Mailboxes tích hợp website

Công ty TNHH dịch vụ Siêu Tốc Việt
MST: 0310350004
Kỹ thuật: [email protected]
Kế toán: [email protected]
Tổng đài CSKH: 028.66828299
Gia hạn dịch vụ: 0914 602 605
Kỹ thuật Web: 0929 118 399
Kỹ thuật Server: 0968592399
47/14 Đường Trần Văn Cẩn, Phường Phú Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh